Los materiales conservados se encuentran individualizados por especie y lugar de recogida en pliegos de papel donde aparece la información de su estatus taxonómico, origen, fecha de recolección, características físicas y ecológicas de la población origen y persona/personas que lo han recogido y determinado.

La base de datos informatizada en el programa HER- BAR, contiene todos los datos de cada uno de los pliegos depositados en HUAL y se le asigna un número de registro exclusivo.

Todos los materiales del herbario antes de ser incluidos en el recinto de conservación pasan por: proceso previo de etiquetado, prensado, determinación, numeración, digitalización y congelación a -20 °C durante 2 días. Por último se incluye definitivamente en los armarios estancos del herbario.